外贸跟单员操作实务资料（三）

　　为了减少企业的运输与装卸费用，跟单员在进行原材料跟单时应要求供应商在适当的地点交货，因此跟单员应重点选择那些离企业近、交通方便的供应商。只要离企业最近、方便企业装卸运输的地点都是适当的交货地点。因交货地点不当，会增加原材料的运输、装卸和保管成本。

　　适当的交货数量

　　适当的交货数量是指每次交来的原材料企业刚好够用，不产生更多的库存。

　　适当的交货价格

　　一个合适的价格，要经过以下几个环节的努力才能获得：(1)多渠道获得商品报价。(2)比价。(3)议价。(4)定价。

　　跟单员一般对每个产品的采购，需保留三个以上供应商的报价，有时这些供应商的价格可能相同，也可能不同。但让这些供应商知道你有多个供应商可选择，他只是一个竞争者，他们会努力改善合作关系，这样企业才可能获得最好的报价和服务。

　　原材料采购跟单的流程(1)

　　原材料采购跟单的流程为：制作采购单、采购单跟踪、原材料检验与原材料进仓。

　　制作采购单

　　跟单员在制作采购单时应注意以下要点：

　　1.审查《采购原材料辅料申请单》。

　　跟单员在审查《采购原材料辅料申请单》时应着重以下内容：

　　(1)适当的采购人。采购所需的内容，只有需用部门、业务员最为清楚，由部门、业务员提出采购。

　　(2)以书面方式提出原材料的采购。

　　(3)确定原材料要求的内容。包括原材料的成分、尺寸、形状、强度、精密度、耗损率、合格率、色泽、操作方式、维护等以及售后服务的速度、次数、地点等。

　　(4)以型号规格表明采购的标准。

　　例：(2006年试题)

　　“采购原材料辅料申请单”，通常是由跟单员制作。( 错误 )

　　2.熟悉采购的原材料。

　　3.价格确认。跟单员应对采购原材料的最终价格负责，跟单员有权利向其他供应商了解并寻找最佳供应商，以维护企业最大利益。

　　4.确认质量标准。

　　5.确认原材料采购量。

　　对需求部门或业务员的原材料采购量进行复核，如发现错误，跟单员应及时提出并进行弥补工作。

　　6.制定采购单。采购单主要内容有：原材料名称、确认的价格及付款条件、确认的质量标准、确认的采购量、确认的交货地点等，另附有必要的图纸、技术规范、标准等。另外在采购单的背面，多会有附加条款的规定，亦构成采购单的一部分，其主要内容包括：(1)交货方式。(2)验收方式。(3)处罚条款。(4)履约保证。(5)品质保证(保修或保修期限，无偿或有偿换修等规定)。(6)仲裁或诉讼。(7)其他。

　　7.发出采购单。

　　采购单跟踪

　　采购单跟踪是跟单员花费精力最多的环节，对于那些长期合作的、信誉良好的供应商，可以不进行采购单跟踪。但对一些重要或紧急的原材料的采购单，跟单员则应全力跟踪。

　　1.跟踪原材料供应商的生产加工工艺。

　　2.跟踪原材料。跟单员必须提醒供应商及时准备原材料，不能存在马虎心理，特别是对一些信誉较差的供应商要提高警惕。

　　3.跟踪加工过程。不同原材料的生产加工过程是有区别的，为了保证货期、质量，跟单员需要对加工过程进行监控。

　　4.跟踪组装总测，跟单员有时需向产品零部件生产厂家采购成批零部件，有的零部件需要组装，因此必须进行组装检测。

　　5.跟踪成品入库，对重要的原材料、零部件跟单员应去供应商的仓库查看。

　　跟踪原材料质量检验

　　1.确定检验日期

　　跟单员应与供应商商定检验日期及地点，以保证较高的检验效率。

　　2.通知检验人员

　　跟单员应主动联系质量检验专业人员一同前往检验地点进行原材料、零部件的检验。安排检验要注意原材料、零部件的轻重缓急，对紧急原材料、零部件要优先检验。

　　3.进行原材料检验

　　对一般原材料，采用正常的检验程序;对重要原材料，或供应商在此原材料供应上存在质量不稳定问题的，则要严加检验;对不重要的原材料，或者供应商在此原材料供应上质量稳定性一直保持较好的，则可放宽检验。原材料检验的结果分为两种情况：合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷种类有：致命缺陷、严重缺陷、轻微缺陷。检验的结果应以数据检测以及相关记录描述为准。

　　4.处理质量检验问题，针对原材料缺陷程度的不同，跟单员可以采取相应的措施，如要求供应商换货，以及包括扣款、质量整改、降级使用、取消供应商资格等。