会计档案数字化“三重门”

　　　简介：长期以来，纸质票据以手写笔迹各异而易于辨认、不易修改等特性，赢得会计人员的青睐。然而电子商务的快速发展带来相关凭单与票据的电子化。无纸化电子原始凭证也将成为一个不可回避的问题。
　
　　习惯成自然

　　成立时间越长的企业，他们的财务档案室（馆）的面积就越大。

　　“在上世纪90年代末，我们就已经实现了财务信息化，但是每月都要打印凭证，每年打印账本一次，然后送归档。如果实现电子化存储，当然会方便很多,但是长年累月，我们基本上已经习惯了这种保存纸质的方式。”

　　“保存这些纸质凭证和账本，也是因为国家《会计档案管理办法》规定――采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。”

　　“财务信息化比较高的企业，按现行法律除了保存纸质档案以外，还有大量的电子存储设备。如果能实现电子化存储的合法化，那从长远角度来讲，能够降低企业的一些成本，提高工作效率，增加审计的透明度。”某上市公司财务部的会计档案专员薛冬雨在电话中介绍。

　　随着采访的深入，记者发现成立时间越长的企业，他们的财务档案室（馆）的面积就越大。大的胜似储运仓库，查阅财务档案需要使用传输带；小的也有几十平方米，还配备有专门的人员负责管理库房。

　　安全成障碍

　　但是无纸质会计档案的保存，一旦出现存储设备损坏，数据也无法恢复，那损失将无法计算。

　　“我们比较希望实现会计档案电子化保存，这样可以省去很多工作程序，还可以提高工作效率。但是，电子化保存需要较好的存储介质，以延长数据的保存时间。财务部门的电脑上互联网可能会被病毒感染，也可能受到黑客的攻击。如2007年初爆发的熊猫烧香病毒就给很多企业的财务数据造成巨大损失，这对财务数据的备份显得尤为重要。虽然纸质保存比较麻烦，但是无纸质会计档案的保存，一旦出现存储设备损坏，数据也无法恢复，那损失将无法计算。”HP公司的财务人员胥欣略显担心地说。

　　在企业中，财务部门的信息化属于起步较早的部门，积累的数据比较多。特别是一些中小企业，这些数据都分散在服务器和个人电脑中，由于用户过于分散及管理工作过于琐碎，疏忽了对这些机器上的数据管理，给数据的长久保存带来很大困难。

　　进入网络以后，会计信息的安全性又受到了更大的挑战，主要表现在电脑黑客、病毒、一些网络管理不善和硬件自身的损毁等问题上。

　　在会计领域中电脑黑客主要是指竞争对手和专门窃取商业秘密的机构。它们通过捕获、查卡、信息轰炸、电子邮件轰炸、违反义务条款等方式非法侵入网络，窃取数据或破坏数据。

　　因此，电算化网络系统必须要有相应的防范措施。电脑病毒除了通过软盘、光盘、磁带等途径进行传播外，还大量通过网络环境进行传播。在网络环境下，电脑病毒隐蔽性更强、破坏性更大、传播速度更快，不仅能对会计数据进行毁灭性地破坏，甚至破坏电脑硬件。

　　有时候，还有某些内部人员的恶意行为及无意行为都可能造成会计信息的不安全。据北京电影机械研究所牟薇高级工程师说，日本曾有文献记载，有一些重要的数字信息读不出来。

　　需立法支持

　　日本随着防止篡改图像或数据的尖端技术的出台，1998年4月实行了关于电子署名及认证业务的法律。

　　牟薇介绍，欧美有相关的电子账本保存规范，但日本在1994年8月2日，设立了高度信息通信社会推进本部之后，与电子保存相关的立法进程就得到了很大的推进。

　　在1998年7月1日，日本就施行了电子账本保存法，即关于使用电子计算机制作与国税相关账本资料保存方法的特例。该法律是以尽量不改变以前的纸保存为前提的税法，承认电磁记录，技术上允许用计算机处理的会计系统替换用纸保存账本、资料。并在同日实行电子商务交易，规定必须做交易记录，并把此举定为义务。这条法律首次让日本社会认识了COM（电子计算机输出缩微胶片）系统。

　　日本的电子账本保存法不承认用扫描仪处理从交易对方收到的收据凭证资料。随着防止篡改图像或数据的尖端技术的出台，1998年4月实行了关于电子署名及认证业务的法律。但电子账簿保存法实行后，从1998年7月1日起，开始执行大藏省（财政部）第136号通告。

　　该通告新增加了“用摄影型缩微品作凭证资料保存媒体的保存期间”这一条。另外申请和收据等直接关系到资金与货物的流动凭证，废止保存5年以上（第6~7年两年间）的原件，被废弃的这两年间的原件可用缩微品保存。

　　增加的内容涉及到订货单、库存单等直接与资金和货物的流动有关的凭证资料，允许废弃保存3年以上（第4~7年四年间）的原件，被废弃的这四年间的原件可用缩微品保存。该通告还指出，某些申请或收据类的直接与资金或货物流通有关的凭证数量大，可用缩微品保存，其中一部分可以直接作为税务调查的凭证，没有障碍。所谓其中一部分是指，保险申请合同、电话加入申请合同、金融卡发行申请合同等一些用途固定的合同申请。

　　据相关部门表示，关于我国的电子保存法规，他们将结合社会需求和立法规定，在相关信息技术成熟的条件下，会考虑关于会计档案数字化保存的条款修改，以适应社会信息化发展的需求。


　　声音

　　国际法支持数字化

　　使用计算机可读数据，将推动电子原始凭证作为会计依据提供有力的帮助。

　　电子商务专业委员会专家史达教授介绍，联合国国际贸易法委员会（下简称贸法会），从1984年第17次会议就曾提出一份名为自动数据处理的法律观点的文件，处理有关计算机记录、书面形式等问题。其后，为了解决储存于计算机中的讯息证据适格性问题，到1985年第18次会议时，提出了计算机记录的法律价值的报告。

　　该报告对于计算机记录的几项处理原则，至今仍为联合国电子商业模范法所沿用。报告建议各国政府要重新审查涉及使用计算机记录作为诉讼举证的法律规则；重新审查关于贸易方面的交易和与贸易有关的文件要用书面形式的法律规定；重新审查关于以亲笔签字或其他书面办法认证与贸易有关的文件的规定，以便允许使用电子处理认证方法。

　　虽然以上建议的初衷是解决法庭诉讼程序中使用计算机可读数据作为证据问题，但它同时也为推动电子原始凭证作为会计依据提供有力的帮助。

　　贸法会还通过了《电子商务示范法》。其第8条规定，如果一项数据电文能可靠地保证自信息首次以其最终形式生成，作为一项数据电文或充当其他用途之时起，该信息保持了完整性；和当要求将信息展现时，能将该信息显示给查阅者，则该数据电文即能满足了原件的要求。

　　史达最后强调，这个界定标准无疑为电子原始凭证的有效性提供强有力的法律依据。它标志着物流凭证和流通票据可以通过数据电文的方式加以确定，而不必局限于书面凭证。

　　网络存储无障碍

　　安装、扩充及维护十分方便，无需专业IT人员来维护。

　　目前，有很多国内IT公司做数据存储的业务，其中发展最为迅猛的是网络存储系统业务。网络存储服务器就是一种精简的专用服务器，它现在普遍被用来作为局域网环境下的、基于浏览器／服务器架构的大容量共享存储设备，也是目前性价比最高的存储方式之一。

　　某集团企业数字化与设备中心主任邹翔介绍，网络存储服务器不仅兼容性好、扩充简便、易于管理维护和安全等特点，而且价格相对同类产品更便宜、更安全和更易于维护。用户的电脑无需加载任何驱动程序，利用浏览器就可直接登陆它，实施管理和访问数据。

　　因此安装、扩充及维护十分方便，无需专业IT人员来维护。利用系统管理员，可以为用户在上面设置加密存储空间，用户就可以将它当作为一个本地硬盘。多数网络存储采用嵌入式的操作系统，嵌入式操作系统植入防写的闪存中，不怕病毒攻击。由于病毒无法在上面运行，就不会破坏系统和存储的文件。

　　随着网络技术的飞速发展，财务人员和审计人员可通过互联网随时获得最新的信息，网络会计未来也是一种发展趋势。

　　它能够帮助企业实现财务与业务的协同远程报表、报账、查账、审计等远程处理，实现动态会计核算与在线财务管理，支持电子单据与电子货币，改变财务信息的获取与利用方式，使企业会计核算工作走上无纸化的阶段。

　　尽管网络数据存储有如此多的优点，但是很多被采访的财务人员对它的安全性仍然表示担忧。


（中国会计报　　　周智涛 　　2008-7-24）